本文就企業在企業考慮實施企業文檔管理評估過程中遇到的一些疑問以及在面對選擇企業文檔管理軟件時的困惑做一些簡要闡述，希望能夠給有文檔管理需求的讀者提供幫助。

企業需要文檔管理嗎？

無論企業規模的大小，文檔數據對于企業經營的重要性不言而喻。隨著企業的發展，企業日積月累地產生了大量高價值的文檔，這些無形資產是企業的寶貴財富。小到個體戶，大到跨國集團、組織，要有效地運轉、創造利潤都離不開這些文檔資源的利用。有些企業或許已經領先一步，早以為企業部署好妥善的文檔管理解決方案；有些企業或許還沒有意識到文檔管理的重要性，但絕大部分企業不管是否有很強的文檔管理意識，但都至少或多或少地在做文檔管理的相關工作。比如：有的公司采用FTP服務器作為企業的文檔存放空間；有的企業在內網用一臺windows服務器做文件共享等等。這些都或多或少的給企業員工在共享、存放上帶來了一定的效果，但是對于企業級的文檔管理來說，這還遠遠不夠！

下面就針對文檔管理必須具備的幾大要素來討論一下缺乏文檔管理將給企業帶來的麻煩，甚至威脅與風險，充分說明企業實施企業文檔管理的必要性。

如果企業的絕大大部分文檔都是分散于各個員工的電腦里，那么文檔丟失的風險是相當大的。由于企業員工筆記本的丟失，機器損壞，以及員工離職，交接遺漏等，都有可能造成企業重要文檔的永久丟失。因為文檔的分散，對于企業員工獲取文檔、信息，也帶來諸多的不便，有些文檔可能不知道該問誰要，或者某人出差、請假等，都將使得沒法快速便捷地獲取文檔，影響工作效率，對工作帶來不便設置阻礙。因此，建立企業的中央文檔數據中心是相當有必要的。

在工作中，一份文檔起草后，隨著業務的發展需要，往往會一次次更新，這樣就產生了同一文檔的多個版本。如果沒有很好的文檔版本管理，將帶來什么樣的后果？員工甲更新了該文檔，并發送給客戶了，而員工乙卻并不知道文檔已經被更新了，仍然用老版本的文檔。某份公司公共文檔，很多員工都在使用，當更新之后，得一個個人發送通知，或者郵件群發，但有的員工及時替換了自己本機的老文檔，有的員工卻同時保存了兩份文檔，一旦需要使用的時候，就容易混淆。所以，因此需要一個很好的文檔版本管理機制，清晰的記錄文檔的版本升級，而用戶也可以此為參照，自己是否使用的是最新版本。

關于文檔的安全性是多方面的。除了上面提到的一些文檔丟失的情況，還有可能由于員工的惡意刪除、誤刪除造成的文檔丟失。文檔的權限管理是保障文檔安全的一個重要手段，如何給不同的人分配不同的權限也是文檔管理工作的一個重要環節。比如：不同部門的人是否能夠隨意的查看、修改甚至刪除對方部門的文檔？不同職位的人（如：部門經理和部門普通成員）是否對文檔有同樣的操作權限？上下級部門間對文檔操作權限的關系如何？文檔的越權操作往往也是對文檔安全性的一個潛在威脅，既影響工作，又有可能造成企業機密文檔的泄漏。要有效地保障企業文檔的安全就必須有一套完善的文檔管理方案來合理地分配文檔權限，并規范企業員工的文檔使用流程。

一個文檔在很多情況下都是多人同時使用，甚至編寫、更新，比如一些項目文檔。隨著文檔的一次次更新，你發給我，我發給你就變的相當頻繁。這些過程如果沒有一個好的文檔管理辦法，就容易在很多環節上出錯，又因為沒有文檔的操作記錄，最后導致錯誤的責任互相推諉。這樣就不但影響了團隊合作的效率，設置會給團隊工作帶來極大的障礙。因此，行之有效的文檔管理解決方案也應充分考慮如何促進協同工作，提升工作效率。

企業公共信息的發布，公共文檔資料的共享如何便捷地實現？部分文檔由于權限的不同，部門的不同又如何實現跨部門的共享？共享后，文檔的權限又如何再分配？如何做好文檔的共享工作，也是企業文檔管理的一個工作重點。

如何選擇企業文檔管理軟件？

既然傳統落后的共享服務器方式早已無法勝任企業的文檔管理需求，那么搭建專業的企業文檔管理系統便成為了不二選擇。用于搭建企業文檔管理系統的軟件也有很多選擇。

首先考慮軟件形式，基于Web的B/S結構軟件是最佳選擇。其優勢相當明顯：無需在每個用戶的電腦里都安裝客戶端，用戶只要通過網頁登錄即可使用；可部署于內網或互聯網。目前國內外一些較優秀的管理軟件也都屬于這類結構。面向企業應用的專業企業文檔管理軟件近年來在國內也不斷涌現，當然水平也參差不齊，在選擇軟件的時候，必須從企業自身文檔管理需求入手，采用真正適合企業應用的文檔管理軟件。

首先，考慮采用何種形式部署，是租用在線服務還是企業自己部署？需要部署多大規模的應用？軟件在部署實施方面是否足夠靈活？隨著企業的發展與成長，軟件能否靈活的擴展？以萌軟DocCare企業文檔軟件為例，其提供了適合各種規模的企業和組織的解決方案：對中大型企業應用，可選擇完善周全的文檔管理整體解決方案，可采用分布式部署；對中小型企業應用，購買軟件許可證的模式是不錯的選擇，只需要投入極少的費用就可建立企業文檔管理系統，采用DocCare Mini一站式軟硬件一體化模式性價比也極高；同時，DocCare在線文檔管理服務則直接為企業客戶在互聯網部署好系統，客戶只管使用即可，無需考慮更多的技術問題。

評估一個企業文檔管理軟件，重點還是要考查其功能是否能滿足企業文檔管理需求。對基本文檔管理功能需要做得足夠好，軟件設計足夠人性化，便于使用，容易掌握，不能讓軟件成為工作的負擔。在此，仍以萌軟DocCare為例，為存入文檔庫的文檔建立詳細的文檔索引，先進的搜索技術可以讓用戶在文檔數量龐大的文檔庫中快速定位及獲取文檔；對文檔完全的生命周期管理，不僅有頗具創新性的文檔版本管理機制，并且對文檔的所有相關事件進行詳盡地記錄；根據企業組織結構模型建立的文檔庫結構對文檔訪問范圍自動分配與歸類，對文檔及用戶設立細粒度的權限管理；對文檔的安全性充分考慮，DocCare獨創的工作區管理，也是一個非常完善的文檔管理分享機制，可以共享給外部用戶，可以共享給DocCare系統內所有用戶，也可以共享給指定的某些用戶，利用DocCare工作區，幾乎可以解決一切企業文檔的共享需求。同時，DocCare的電子郵件收集，文檔更新自動通知，系統公告板，個人標簽頁，快速搜索保存等等功能都是很有創新意識的，對企業應用也很有啟發性，不但可以幫助企業提高工作效率，甚至對于企業管理水平的提高以及規范的形成都提供了很有效的幫助。

注：關于本文提到的軟件可以下載詳細說明文檔。下載 《創新、高效的企業文檔管理解決方案》

選擇文檔管理軟件，還有一個不容忽視的方面，那就是軟件的服務如何？技術支持水平如何？考驗一個軟件企業的技術水平不能只看其產品質量，更應該看其解決問題的能力。產品的更新速度也是反映技術水平的一個重要方面，一個停滯不前的產品，是不值得選用的，任何產品都不可能達到完美，隨著時代的發展，技術的革新，軟件產品也應該隨著發展。關于這一點，購買自主開發的產品就比購買一些單純代理的產品有更大的優勢。

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